Guest post: Time management. Nu e atât de greu precum pare

OK, poate că-i puțin ciudat să scriu tocmai eu despre acest subiect. A trecut ceva timp de când i l-am propus Grațielei, dar am avut un motiv bine întemeiat pentru întârziere. Am fost ocupată… și acum, scriind asta, realizez că pare un eufemism. Începutul de an e întotdeauna dificil pentru cei care lucrează în domeniul meu, cel „bugetar” (și prin asta mă refer la faptul că gestionez bugetul unui departament de inginerie din cadrul celei mai mari multinaționale din țară, nu că lucrez la stat). Mi-ar trebui să am cel puțin două clone ca să pot acoperi cu succes tot ce am de făcut la job, acasă și-ar mai fi și scrisul pe blog. Dar nu am eu atâta noroc.

Totuși, fac asta de câțiva ani așa că nu mă pot plânge! Sigur, la început mi-a fost greu și  eram în permanență obosită. Însă am învățat să-mi gestionez eficient timpul, iar astăzi o să-ți explic care e metoda mea de time management.

Time mangement în doar patru pași

Time management este un proces care  îți va permite să-ți recapeți controlul asupra timpului tău. Realizat într-un mod corect, vei observa că poți rezolva mai multe task-uri într-un timp scurt, iar nivelul stresului va scădea. Practic, te va ajuta să scapi de bolovanul de îndatoriri pe care-l tot rotești de parcă ai fi Sisif!

Pentru mine, acest proces presupune patru pași:

1.Stabilește-ți obiective realiste

Asigură-te că obiectivele tale nu doar că pot fi atinse, ci sunt și măsurabile. Altfel spus, stabilește-ți obiective SMART. Ce înseamnă asta? Că obiectivul tău este:

  • Specific – îți este clar ce ai de realizat și cum trebuie să faci asta;
  • Măsurabil – un criteriu de măsurare al obiectivului este necesar pentru a ști exact unde te poziționezi față de realizarea sa;
  • Abordabil – asigură-te că dispui de toate abilitățile și mijloacele de atingere a obiectivului;
  • Relevant – obiectivul are o însemnătate clară pentru tine;
  • Time-bound  – adică să poată fi încadrat în TIMP.

2. Stabilește-ți prioritățile. Metoda Eisenhower

Task-urile trebuie tratate în ordinea priorității. Bine, asta nu e vreun secret. Însă cum faci asta într-un mod eficient? Am aflat la o formare despre metoda folosită de Dwight Eisenhower, cel de-al 34-lea președinte american, și de atunci o aplic în tot ceea ce fac – atât la nivel profesional, cât și personal.

Această metodă presupune folosirea unei matrici pentru a împărți sarcinile în patru categorii distincte:

Odată realizată matricea, îți vei plasa sarcinile în câte un cadran. Recomandat este să te limitezi la câte opt sarcini pentru fiecare cadran și să nu adaugi una  nouă înainte de a elimina una din cele deja existente.

Apoi vei rezolva sarcinile importante și urgente. Sarcinile importante, dar nu urgente, vor fi planificate cu atenție – atenție la timpul acordat pentru ele, altfel te vei simți copleșit.

Sarcinile urgente, dar neimportante vor fi analizate cu atenție. Poate reușești să le delegi. Cât despre task-urile care nu sunt nici urgente, nici importante – acestea trebuie refuzate sau ignorate căci îți ocupă timpul de pomană.

3. Stabilește-ți un termen pentru fiecare acțiune

Ți-am vorbit deja despre faptul că un obiectiv SMART, adică unul bine-definit, trebuie să fie bine încadrat în timp. Asigură-te, totuși, că ți-ai estimat corect timpul. Dacă, totuși, limita de timp e dictată de altcineva, încearcă să delegi/împarți sarcinile cu un coleg.

4. Ia-ți o pauză între sarcini

O pauză între diversele sarcini de îndeplini. Așa îți vei păstra mintea limpede. Fă o scurtă plimbare, bea un ceai/o cafea sau meditează dacă ai această posibilitate.

Încă ceva despre time management

Acum că am parcurs cei patru pași de gestionare eficientă a timpului, cred că ai început să realizezi că nu e chiar atât de greu să implementezi acest sistem de time management. Recapitulând, totul ține de stabilirea unor obiective SMART, de priorizare, stabilirea unor termene de realizare a acțiunilor, dar și de a ști când să mai iei câte o pauză.

Însă mai am câteva sfaturi pentru tine:

  • Începe-ți ziua planificând acțiunile pe care le ai de realizat într-o agendă. Eu una mi-am desenat un cadran al lui Eisenhower într-un OneNote;
  • Folosește un calendar pentru a-ți planifica eficient acțiunile de lungă durată;
  • Folosește-te de timpii morți. Deoarece în timpul săptămânii job-ul îmi ocupă majoritatea timpului, dar în același timp trebuie să am grijă și de blogurile mele, folosesc timpul pe care-l petrec în autobuz (în drum spre birou sau casă) verificându-mi notificările și răspunzând la comentarii.
  • Asigură-te că lucrezi într-un mediu curat, organizat. Multe studii arată că un spațiu de lucru dezordonat ne face să ne pierdem concentrarea. Așa că fă-ți puțin timp și organizează-ți biroul. 

În acest mod îmi gestionez eu timpul. Dacă și tu îl vei implementa, sigur vei observa cum acest proces va deveni un obicei benefic (sincer, eu am început să îl aplic cu succes și pentru treburile casnice, deci pot spune că e deja o a doua natură pentru mine).

Tu folosești metode de time management? Sau folosești vreun instrument anume care să te ajute în acest demers?

Dacă ți-a plăcut materialul, te invit să citești mai multe materiale scrise de Diana pe blogul DealeDianei.ro

5 comentarii la „Guest post: Time management. Nu e atât de greu precum pare

  1. Nu e deloc greu, de fapt, după ce conștientizezi că modul tău de funcționare e defectuos și apoi îți propui cu adevărat să rezolvi asta… 🙂

Lasă un răspuns